資料づくりに慣れていなかった頃、提案がなかなかうまくかみ合わない時期がありました。振り返ってみると、その原因のひとつは、自分の情報の整理の仕方にあったように思います。
判断が止まる資料の特徴
これまでの経験から、判断が止まりやすい資料には共通点があると感じています。
情報は揃っているけど整理されていない
何を決めればいいのかが分からない
選択肢が1つしかない
この状態だと、資料を読むことはできても、決めることができません。 結果として、「なんか違う」で止まってしまいます。
判断しやすい資料の4つの共通点
では、逆に判断が進む資料は何が違うのか。共通しているポイントを業務を通じて学びました。
何を決める資料かが一目で分かる
結論が書いてあることよりも、「何について判断するのか」が明確であることの方が重要です。「A案で進めるか、B案で進めるか」など、最初に問いがはっきりしているだけで、読み方が変わります。
選択肢が並んでいる
判断するためには、比較できる状態が必要です。1つの案だけを出すと、「良いか悪いか」ではなく「なんとなく違う」で止まりやすくなります。複数の選択肢が並んでいることで、どこが違うのか・何を基準に決めるのかが見えるようになります。
判断材料がセットになっている
選択肢だけでは足りません。
・メリット
・リスク
・影響範囲
などがセットになっていることで、 判断に必要な情報が揃います
優先順位が整理されている
情報が多いほど、判断は難しくなります。すべてを同じ重さで並べるのではなく、何を優先すべきかが見える状態にしておくことが重要だと感じています。
なぜこれが重要なのか
判断する人は、必ずしも「丁寧に読む人」ではありません。
・時間がない
・すべてを読み込めない
・比較して決めたい
だからこそ、
“読むための資料”ではなく、“決めるための資料”にする必要があります。
実務で意識していること
以前は、分かりやすく伝えることばかり意識していました。でも実際には、「分かる」と「決められる」は別の話でした。
その違いに気づいてから、資料の作り方も少しずつ変わってきた気がします。
まだ毎回うまくできているわけではありませんが、少なくとも以前よりは、会話が前に進む場面が増えました。実際の仕事でも、方向性がまとまりにくい資料を整理して、比較しながら判断できる形に整えることを意識しています。