1人で広報の仕事をしていると、こんな場面がよくあります。
・情報はあるけど整理できない
・何から考えればいいのか分からない
・社長にどう説明すれば分かりやすいのか迷う
特に一人広報の場合、相談相手がいないことも多いと思います。私の場合、この思考整理の相手としてAIをフル活用しています。
特に一人広報の場合、相談相手がいないことも多いと思います。 その結果、
・説明に時間がかかる
・何度も差し戻しが発生する
という場面に何度も遭遇してきました。
私の場合、この思考整理の相手としてAIをかなり活用しています。
AIに答えを出してもらうというより、 考えを整理するための壁打ち相手として使うイメージです。
この記事では、実際に私が広報の仕事の中でやっている ChatGPTとの壁打ちの流れを紹介します。 特別なテクニックではありませんし、プロンプトの紹介でもありません。ただ思考を整理するための、かなりシンプルな使い方です。まずはAIで進めてみたい方におすすめの方法です。
私の場合、企画の整理や提案資料の下書きを考えるときに、この流れで壁打ちすることが多いです。
STEP1 情報を全部投げる
え？こんなこと？と思われるかもしれませんが、最初にやるのは、とにかく情報を出すことです。
この段階では整理しようとせず、頭の中にある情報をそのまま箇条書きで書き出します。例えばこんな感じです。
・社長がこの企画を考えている
・ターゲットはまだ曖昧
・展示会と絡めたいと言っている
・でも予算は大きくない
この段階では、きれいに書こうとしなくて大丈夫です。順番もめちゃくちゃで問題ありません。
とにかく、今自分が持っている情報や材料を一度外に出します。
STEP2 論点を整理してもらう
材料を出したら、次に「何を考えればいいか」を整理します。よく使う質問は例えばこんなものです。
・この情報の論点を3つに整理してください
・この企画の目的を整理してください
・不足している情報は何ですか
こうやってテキストとして整理されたものを見ると、頭の中でぼんやりしていたものが論点として見えてきます。ありがたい話です･･･！
STEP3 意思決定者(社長)目線に変換する
次にやるのは、「自分の考え」を意思決定者の視点に変換することです。
ここでいう意思決定者は、社長や上長などです。
広報の仕事は、自分が納得することよりも 判断する人が判断しやすい状態を作ることが大事だと思っています。 そのためによく使う質問がこちらです。
そのためによく使う質問がこちらです。
・社長が判断しやすい構造に整理してください
・この企画のメリットと懸念点を整理してください
・意思決定者が気にしそうなポイントを挙げてください
こうすることで、見え方がかなり変わり、
「なんか言いたいことが違う」
と言われる回数が減り、社長が伝えたいことを数回のやり取りで言語化できるようになりました。さらに、社長の性格や好まないことなども一緒に伝えておくと、より実際の会話に近い形で整理されることが多いです。
このあたりは、腕の見せ所！広報として日頃から見ている社長の判断のクセが意外と役に立つ場面でもあります。
STEP4 提案資料等の下書きにする
論点が整理できたら、そのまま提案資料や報告用の下書きにしていきます。
例えばこんな感じです。
・提案資料の構成を作ってください
・この内容を比較表にしてください
・この企画の説明を短くまとめてください
ここまでくると、ゼロから資料を作るよりも作業がかなり進めやすくなります。またズレを初期段階からなおせるので、完成後に「やっぱり違う」といった自体を防ぎやすくなります。
STEP5 最後は自分で判断する
ここまで書いておいてなんですが、 AIの提案がそのまま使えることは実はあまり多くありません。
言い回しが少し違ったり、会社の事情と合わなかったり、 自分が言いたいことと微妙にズレていることもあります。それでも、思考が整理された状態からスタートできるだけで作業の負担はかなり変わります。
このプロセスは、自分の頭の中を整理するだけでなく、「相手が判断できる形に整える」ためのものでもあります。 AIは答えを出してくれる存在というより、 思考を整理する補助輪のような存在として使っています。