資料を作っても、
「なんか違う」
「もう少し考えたい」
と言われて、そのまま止まってしまうことが頻発する時期がありました。。
振り返ってみると、その原因には
私の情報の整理の仕方に問題があったように思います。
判断が止まる資料の特徴
これまでの経験から、判断が止まりやすい資料には共通点があります。
・情報は揃っているけど整理されていない
・何を決めればいいのかが分からない
・選択肢が1つしかない
この状態だと、資料を読むことはできても、決めることができません・・・
結果として、「なんか違う」で止まってしまいます。
そりゃそうですよね･･･。
判断しやすい資料の4つの共通点
では、逆に判断が進む資料は何が違うのか。共通しているポイントを業務を通じて学びました。
何を決める資料かが一目で分かる
結論が書いてあることよりも、
👉 「何について判断するのか」が明確であることの方が重要です。
「A案で進めるか、B案で進めるか」など、
最初に問いがはっきりしているだけで、読み方が変わります。
選択肢が並んでいる
判断するためには、比較できる状態が必要です。
1つの案だけを出すと、
「良いか悪いか」ではなく「なんとなく違う」で止まりやすくなります。
複数の選択肢が並んでいることで、
👉 どこが違うのか／何を基準に決めるのかが見えるようになります。
判断材料がセットになっている
選択肢だけでは足りません。
・メリット
・リスク
・影響範囲
などがセットになっていることで、 判断に必要な情報が揃います
優先順位が整理されている
情報が多いほど、判断は難しくなります。
すべてを同じ重さで並べるのではなく、
👉 何を優先すべきかが見える状態にしておくことが重要です。
なぜこれが重要なのか
判断する人は、必ずしも「丁寧に読む人」ではありません。
・時間がない
・すべてを読み込めない
・比較して決めたい
だからこそ、
👉 “読むための資料”ではなく、“決めるための資料”にする必要があります。
実務で意識していること
以前は、分かりやすく伝えることばかり意識していました。
でも実際には、
「分かる」と「決められる」は別の話でした。
その違いに気づいてから、
資料の作り方も少しずつ変わってきた気がします。
まだ毎回うまくできているわけではありませんが、
少なくとも以前よりは、会話が前に進む場面が増えました。
実際の仕事でも、方向性がまとまらない資料を整理して、
比較しながら判断できる形に整えることを意識しています。