社内で掃除当番のルールが決まっていなかったため、管理の仕組みを提案・構築しました。最初はAIへの雑な指示からスタートし、壁打ちしながら少しずつ改善を重ねて、GASを使った自動通知の仕組みまで育てることができました。
背景
掃除当番が特に決まっておらず、誰がどこを担当するのかが曖昧な状態が続いていました。このままだと抜け漏れが起きやすいと感じ、仕組みとして整理することを提案しました。
最初に試したこと——ホワイトボード管理
最初に検討したのは、ホワイトボードの座席表にマグネットを貼って当番を管理する方法でした。視覚的に分かりやすく、導入コストもかからないシンプルな解決策として考えていました。
ただ実際に運用してみると、ホワイトボードが別の用途で使われてしまうことが多く、当番の表示が見えにくくなってしまう状態が続きました。
もう一つの課題——ペア担当の把握
さらに、掃除はペアで担当する形だったため、担当箇所が複数ある場合に「誰がどこをやっているのか」が分かりにくいという問題もありました。出勤時間がメンバーによって異なるため、お互いの状況をリアルタイムで把握しにくい状況でした。
解決策——AIへの雑な指示からスタート
「なんとかしたい」という気持ちだけを持って、まずはAIに雑な指示を投げるところからスタートしました。最初から整理された要件があったわけではなく、「こういうことがしたい」「これは違う」を繰り返しながら、壁打ちして少しずつ形にしていきました。
▼ものすごく雑な指示からスタート･･･！
最初に出来上がったのは、当番が誰かを確認できるシンプルなチェック表でした。それだけでも以前よりずっと分かりやすくなりましたが、実際に運用していくうちに「毎回アプリを開かないと確認できないのは少し手間だな」と感じるようになりました。
▼壁打ちを重ねてここまで･･･！
運用しながら、少しずつ育てた
そこで次に取り組んだのが、チャットへの通知機能の追加です。まだ終わっていない担当箇所を自動でお知らせしてくれる通知を設定することで、わざわざアプリを開かなくても状況を把握できるようになりました。
さらに、週明けに気持ちよく当番をスタートしてもらえるよう、月曜日の朝に担当者へ通知が届く仕組みも追加しました。そこに一言、軽いメッセージを添えて。小さな工夫ですが、仕事の始まりが少し明るくなればいいなという気持ちで入れた部分です。
結果
管理にかかる手間がなくなり、当番の確認や連絡を誰かが気にする必要がなくなりました。仕組みが自動で動いてくれるので、運用コストもほぼゼロです。
振り返って
最初の指示はかなり雑なものでしたが😅、それでも動き出せたことが大きかったと思います。
完成形を決めてから始めるのではなく、小さく作って運用しながら育てていく。この進め方が、結果的にちょうどよい仕組みにつながった気がしています。
